Lexware Reisekosten Plus 2019
Lexware Reisekosten 2019

Lexware Reisekosten Plus 2019

Ich bin beruflich viel unterwegs und gleichzeitig auch in unserer Firma für das Reisekostenmanagement verantwortlich. Auf der Arbeit haben wir zwar bislang ein Programm, welches die Reisen erfasst, aber diese Daten nicht an den Steuerberater übermittelt. Unser Steuerberater hat die vorhandenen Daten, nach Erhalt der Belege, dann nocheinmal manuell in DATEV erfasst. Macht bei einer kleinen Firma mit 10 Leuten vielleicht noch Sinn, aber mittlerweile sind wir 130 Reisende und das ist definitiv Arbeit/Zeit die man sich sparen kann und aus Kostengründen auch muss.Reisekostenprogramme gibt es mittlerweile wie Sand am Meer, aber das Richtige zu finden ist nicht so einfach. Von mehreren Personen hörte wir immer wieder Empfehlung: Lexware – ein führender Anbieter für Reisekostenverwaltung.

Unsere Situation und Anforderung:

  • 130 Mitarbeiter sollen die Reisen und Belege selbstständig erfassen
  • mehrere Firmen
  • Belege via App einreichen
  • Kopierfunktion zum schnelle erfassen
  • Gesamtübersicht mit Erstattungsbetrag
  • diverse Auswertungsfunktionen
  • Auslandsbelege und immer aktuelle
  • Verpflegungspauschalen

Mein Part ist die Prüfung auf Vollständigkeit und auf korrektes Erfassen. Nach erfolgter Prüfung und Abschluss, wird eine csv. Datei (Schnittstelle DATEV) an den Steuerberater übermittelt.

Installation:

Im Software Booklet ist ein kurze Installationsanweisung. Recht einfach gehalten, so easy ist es aber auch. Die Software wird auf einem Rechner installiert. Über die Software und dem Intranet-App myCenter werden dann Benutzer angelegt (Zugriffsrecht jeweils definierbar), die dann einen Zugangslink bekommen und via Intranet-Webzugang darauf zugreifen können. In der Lizenz sind 5 myCenter Benutzer enthalten. Somit muss nichts weiterhin installiert werden und die Reisenden sind nicht auf einen bestimmten Rechner angewiesen. Das finde ich sehr positiv.

Ersteindruck:

Das Programm finde ich optisch sehr gelungen. Die Menüführung ist im Großen und Ganzen sehr intuitiv zu bedienen. Auf der Startseite gibt es einen Punkt „Info Center“. Hier erscheinen aktuelle Meldung zum Programm oder Updates (Jahreswechsel Änderung Verpflegungspauschalen, Steuer- oder Gesetzesänderungen). Sobald man einen neuen Nutzer angelegt hat, vergibt das System ein Erstanmelde Passwort. Via E-Mail erhält der Nutzer die Zugangsdaten. Was mich hier stört, der automatische Versand funktioniert nur, wenn man Microsoft Outlook hat. Wir nutzen dies nicht, somit muss die Information kopiert werden und dann anschl. im eigenen Mailprogamm verschickt werden. Kleiner Abzug.

Intranet-Webzugang:

Die online Plattform ist sehr rudimentär gehalten. Es gibt lediglich 3 Punkte: Antragscenter, Reiseübersicht und Reiseerfassung. Die Erfassung der Reise erfolgt in 3 Schritten: Reise / Belege und Tagesangabe. Sind alle Daten erfasst, wird der Reiseantrag gestellt und somit an den Vorgesetzten übergeben.

Positiv: übersichtlich
Negativ: es gibt keine Gesamtübersicht, wie hoch der Erstattungsbetrag einschl. VP ist / es kann weder eine Reise noch Belege kopiert werden (was gerade bei Standardreisen sehr aufwendig ist) / es gibt keine Möglichkeit, Belege einzuscannen/fotografieren und direkt anzuhängen.

Hauptprogramm: 

Im optimalen Fall, würde ich jetzt eine Nachricht bekommen, das einer der Reisenden eine neue Reise eingereicht hat. Leider ist das nicht der Fall. Ich muss also auf die Person gehen und sehe dann neue eingereichte Reisen. Bei 5 Personen ist das kein Problem, aber bei 130 ist das auf keinen Fall sinnvoll und praktikabel. Nachdem ich also auf die gewünschte Person gegangen bin und mir die neue Reise anschauen möchte, muss ich zuerst die Reise berechnen lassen, sonst werden mir 0,00 EUR angezeigt. Hier kann man einzelne Reise oder alle Reisen aller Mitarbeiter auf einen Schlag berechnen lassen. Wofür dieser Zwischenschritt notwendig ist, weiß ich nicht. Zumindest sehe ich jetzt den Erstattungsbeitrag inkl. VP. Jetzt kann ich die Reise wie gewohnt bearbeiten und ggf. korrigieren. Über den Button „Drucken“ kann dann eine Gesamtübersicht erstellt werden. Des Weiteren kann hier die Reise kopiert werden. Macht für mich aber keinen Sinn, da keine Reisen erfasse, sondern nur prüfe. Ist die Prüfung abgeschlossen, habe ich 2 Möglichkeiten: 1) Reise genehmigen (Buchungsstatus ändern) oder löschen (ablehnen). Ablehnen: was mich hier stört, wenn ich die Reiseabrechnung jetzt gerne an den Einreicher zurückgeben möchte (falsch erfasst, Belege fehlen, der Reisende hat was vergessen und möchte was ergänzen etc), würde ich auf löschen gehen. Damit ist die Reise aber komplett gelöscht. Sie kann nicht mehr geändert werden. Der Reisende müsste jetzt also eine komplette neue Reise erfassen. Wenn alles passt, kann die Daten per Schnittstelle an DATEV gesendet werden oder eine csv Datei erstellt werden, dann man dann übermitteln kann.

Facts zur Software:

Lexware Reisekostenabrechnung gibt es 3 verschiedenen Varianten:

  1. basis = 1 Arbeitsplatz / 3 Reisende / In- und Ausland / Fahrtenbuch
  2. plus = 1 Arbeitsplatz / 100 Reisende /  + zum basis = mehrere Firmen / myCenter für ADM
  3. pro = 3 Arbeitsplätze / 500 Reisende / + zum plus = Verwaltung Projektgruppen / Aufteilung nach Kostenstellen

Kosten:

  1. basis = 6,90 EUR/Monat oder 82,80 EUR/Jährlich
  2. plus = 16,90 EUR/Monat oder 202,80 EUR/Jährlich
  3. pro = 37,90 EUR/Monat oder 454,80 EUR/Jährlich

Bei Amazon gibt die Lexware Reisekosten plus 2019 Jahreslizenz für aktuell 239,99 EUR.

Fazit: 

Lexware Reisekosten ist in meinen Augen nur für Firmen / Kleinunternehmen etc. geeignet, bei denen eine Person für alle Reisekosten zuständig ist. Also nur eine Person die Reisen und Belege erfasst. Denn dann können Reisen kopiert werden und man weiß welche Daten neu sind. Aus diesen Gründen haben wir uns bei meiner Firma für eine andere Software entschieden.

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